Excel propose de nombreuses fonctions permettant d’automatiser les calculs, d’analyser des données et de gagner du temps dans la gestion quotidienne de ses tableaux.
Pourtant, il n’est pas nécessaire de connaître des dizaines de fonctions pour commencer à travailler efficacement. Quelques fonctions bien maîtrisées permettent déjà d’automatiser de nombreuses tâches.
Voici 7 fonctions Excel particulièrement utiles à connaître.
1. SOMME : additionner rapidement des valeurs
La fonction SOMME permet d’additionner les valeurs contenues dans plusieurs cellules.
Plutôt que d’écrire :
=B2+B3+B4+B5+B6
vous pouvez utiliser :
=SOMME(B2:B6)
Exemple
Vous disposez d’un tableau contenant le chiffre d’affaires réalisé chaque mois de janvier à juin. La fonction SOMME permet d’obtenir immédiatement le chiffre d’affaires total :
=SOMME(B2:B7)
Astuce : le bouton Somme automatique d’Excel permet également d’insérer rapidement cette fonction.
2. MOYENNE : calculer une moyenne
La fonction MOYENNE calcule la moyenne arithmétique d’un ensemble de valeurs.
Sa syntaxe est très proche de SOMME :
=MOYENNE(B2:B7)
Exemple
Si les cellules B2 à B7 contiennent les résultats obtenus par six participants à une évaluation, cette formule permet d’obtenir la moyenne du groupe.
La fonction MOYENNE peut être utilisée dans de nombreuses situations : résultats, ventes, temps de traitement, coûts, indicateurs de performance, etc.
3. SI : automatiser une décision
La fonction SI est l’une des fonctions les plus utiles d’Excel.
Elle permet d’afficher un résultat différent selon qu’une condition est vraie ou fausse.
Sa structure générale est :
=SI(condition;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)
Exemple
Supposons que la cellule B2 contienne le résultat d’une évaluation sur 20.
Nous souhaitons afficher « Validé » si le résultat est supérieur ou égal à 10 et « À revoir » dans le cas contraire :
=SI(B2>=10;"Validé";"À revoir")
Excel effectue alors automatiquement le contrôle pour chaque ligne du tableau.
Astuce : lorsque vous maîtrisez la fonction SI, vous pouvez progressivement construire des tests plus élaborés en la combinant avec d’autres fonctions.
4. NB.SI : compter les cellules correspondant à un critère
La fonction NB.SI permet de compter le nombre de cellules répondant à une condition.
Sa syntaxe est :
=NB.SI(plage;critère)
Exemple
Dans une liste de résultats contenant les mentions « Validé » et « À revoir », vous souhaitez connaître le nombre de participants ayant validé leur évaluation.
Vous pouvez utiliser :
=NB.SI(C2:C20;"Validé")
Excel compte automatiquement toutes les cellules contenant le mot Validé.
Cette fonction est particulièrement pratique pour créer rapidement des indicateurs à partir d’un tableau.
5. SOMME.SI : additionner selon un critère
SOMME.SI permet d’additionner uniquement les valeurs correspondant à une condition.
Imaginons un tableau contenant :
- une colonne avec le nom d’un commercial ;
- une colonne avec le montant de ses ventes.
Vous souhaitez connaître uniquement le total réalisé par Laurent.
Une formule pourrait être :
=SOMME.SI(A2:A20;"Laurent";B2:B20)
Excel recherche « Laurent » dans la première plage et additionne les montants correspondants de la seconde.
Cette fonction devient particulièrement intéressante lorsque vous travaillez avec des tableaux comportant de nombreuses lignes.
6. RECHERCHEX : rechercher une information
La fonction RECHERCHEX permet de rechercher une valeur dans un tableau et de récupérer une information associée.
Exemple
Vous disposez d’une liste de produits contenant :
Référence | Désignation | Prix
À partir d’une référence saisie dans une cellule, vous souhaitez récupérer automatiquement le prix du produit.
Une formule peut prendre la forme :
=RECHERCHEX(E2;A2:A100;C2:C100)
Excel recherche la référence présente en E2 dans la colonne A et renvoie le prix correspondant situé dans la colonne C.
À savoir : RECHERCHEX est disponible dans les versions récentes d’Excel. Sur des versions plus anciennes, vous pouvez rencontrer d’autres fonctions de recherche comme RECHERCHEV.
7. SI.ERREUR : rendre vos tableaux plus lisibles
Lorsque certaines formules ne peuvent pas produire de résultat, Excel peut afficher des messages tels que :
#N/A
#DIV/0!
ou d’autres erreurs.
La fonction SI.ERREUR permet de remplacer ces messages par une information plus compréhensible.
Exemple
Prenons une recherche :
=RECHERCHEX(E2;A2:A100;C2:C100)
Si la référence recherchée n’existe pas, la formule peut produire une erreur.
Nous pouvons écrire :
=SI.ERREUR(RECHERCHEX(E2;A2:A100;C2:C100);"Référence inconnue")
Au lieu d’un message d’erreur technique, l’utilisateur verra :
Référence inconnue
Cela permet de créer des tableaux plus propres et plus faciles à utiliser.
Quelle fonction Excel apprendre en premier ?
Il n’est pas nécessaire de tout maîtriser immédiatement.
Pour débuter, une progression simple consiste à apprendre d’abord SOMME et MOYENNE, puis à découvrir SI, avant de passer aux fonctions conditionnelles comme NB.SI et SOMME.SI.
Les fonctions de recherche comme RECHERCHEX permettent ensuite d’aller plus loin et de construire des tableaux plus automatisés.
L’essentiel reste surtout de comprendre dans quelle situation utiliser chaque fonction plutôt que d’essayer de mémoriser toutes les formules.
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très bon conseil que je partagerais